ARCHIVAL HEURISTIC EVALUATION: A COMPLIANCE VERIFICATION INSTRUMENT

VERIFICAÇÃO DE CONFORMIDADE

Authors

  • Laécio Lucas Sousa Farias Federal University of Para image/svg+xml
  • Janicy Aparecida Pereira Rocha
  • Juan Bernardo Montoya-Mogollón

Keywords:

Heuristic evaluation; Archival document management; Checklist; Research instrument; Regulatory compliance.

Abstract

This article aims to present and technically document a heuristic evaluation instrument built as a checklist, developed from the 391 requirements of the Model of Requirements for Electronic Archival Document Management Systems, called e-Arq Brasil version 2, distributed into fifteen thematic groups and classified into three levels of obligation. Heuristic evaluation by checklist applied to the archival domain constitutes the theoretical-methodological framework adopted. Developed as a technical-scientific product of a professional master's degree in document and archive management, the instrument was designed based on four principles: content validity, evaluator autonomy, verifiability, and replicability. The applicability test was conducted in the protocol module of the administrative management system of a Brazilian federal university, in a testing environment, by an archivist with an administrator profile and without information technology department support, between August and September 2023. The adherence algorithm excludes from the denominator requirements not subject to autonomous evaluation. Results indicated a functional adherence of 64.1%, non-functional of 55.9%, and overall of 63.4%. The instrument, made available in open access with a persistent identifier and with automatic and auditable indicators, contributes to the methodological standardization of archival compliance diagnoses in Brazil.

Author Biographies

  • Laécio Lucas Sousa Farias, Federal University of Para

    Possui graduação em Arquivologia pela Universidade Federal do Pará (2018). Mestre pelo programa de Gestão de Documentos e Arquivos, do Centro de Ciências Humanas e Sociais da Universidade Federal do Estado do Rio de Janeiro (UNIRIO). Atualmente é arquivista na Universidade Federal do Pará, atuando como Coordenador da Coordenadoria de Apoio Técnico do Arquivo Central.

  • Janicy Aparecida Pereira Rocha

    Professora adjunta na Universidade Federal do Estado do Rio de Janeiro (UNIRIO), atuando na área de Informação e Tecnologia. Docente permanente do Programa de Pós-Graduação em Ciência da Informação (PPGCI) do Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e Tecnologia (Ibict). Gestora do Repositório TASSIA - Tecnologia Assistiva e de Apoio, produto de projetos de pesquisa e extensão que coordena. Líder do grupo de pesquisa Observatório de Tendências: Interoperabilidade e Metadados para Organização do Conhecimento (OTIMO). Editora científica da Biblios - Journal of Librarianship and Information Science. Coordenou, entre 2020 e 2022, o Projeto de Tutoria Especial intitulado 'Centro de Tutoria Pedagógica - Deficiência Visual', com os objetivos de tornar recursos de aprendizagem acessíveis para discentes com deficiência visual, e de auxiliar tais discentes no enfrentamento de barreiras atitudinais e comunicacionais encontradas no cotidiano acadêmico. Doutora em Ciência da Informação pela Universidade Federal de Minas Gerais (2018). Mestra em Ciência da Informação pela Universidade Federal de Minas Gerais (2013). Bacharela em Sistemas de Informação pela Pontifícia Universidade Católica de Minas Gerais (2010). Tem como interesse de pesquisa os aspectos sociais da tecnologia, atuando nas seguintes temáticas: ''planejamento, projeto e avaliação de serviços de informação inclusivos e adaptáveis''; ''acessibilidade''; ''estudos da deficiência''; ''Tecnologia Assistiva''; ''práticas informacionais'', ''repositórios digitais'', padrões de metadados'' e ''interoperabilidade''. 

  • Juan Bernardo Montoya-Mogollón

    Professor da Faculdade de Arquivologia - FAARQ da Universidade Federal do Pará - UFPA. Pós-doc. (2023-2024) na Universidade Federal do Pará (UFPA). Arquivista (2021-2025) do Curso de Arquivologia da Universidade Estadual Paulista (UNESP). Doutor (2021) e Mestre (2017) em Ciência da Informação pelo PPGCI da Universidade Estadual Paulista (UNESP) de Marília. Historiador (2010) da Universidad del Valle, Cali-Colômbia. Bolsista CAPES no Mestrado e bolsista FAPESP no Doutorado. Pesquisador do grupo de pesquisa ''Acervos: Dimensões do documento, da memória e do patrimônio'', da UNESP de Marília. Trabalha no campo da Diplomática e da Forense digital em documentos natos digitais de arquivo e em pesquisas de Gestão Documental, realizando a organização de documentos de arquivo em diferentes entidades públicas e privadas. 

Downloads

Published

2026-11-13

Conference Proceedings Volume

2026: XXVI ENCONTRO NACIONAL DE PESQUISA E PÓS-GRADUAÇÃO EM CIÊNCIA DA INFORMAÇÃO

Section

GT 4 – Gestão da Informação e do Conhecimento

Categories