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DIPLOMATIC ANALYSIS AS A METHOD FOR METADATA GENERATION IN DIGITAL ARCHIVAL RECORDS

Authors

Keywords:

diplomatics, metadata, digital documents

Abstract

The study addresses the relationship between Diplomatics and metadata management in digital environments, considering the challenges related to the authenticity, reliability, and preservation of archival records within complex technological contexts. The objective of the research is to demonstrate how diplomatic analysis can support the definition, capture, and maintenance of metadata capable of ensuring the evidential value and archival bond of digital records. This is a theoretical study of an exploratory nature and qualitative approach, developed through the analysis of the internal, external, and contextual elements of records, which were subsequently related to the main metadata categories discussed in the literature of the field. The results indicate that Diplomatics provides consistent methodological support for the organization and management of metadata, contributing to the preservation of authenticity, reliability, and accessibility of records over time. It is concluded that diplomatic analysis acts as an integrating element between description, information retrieval, and records governance, consolidating itself as a strategic framework for the development of archival information systems in digital environments.

Author Biographies

  • Kamila de Andrade Moura, Universidade Federal de Santa Catarina

    Bibliotecária graduada pela Universidade Federal do Rio Grande do Sul (UFRGS), registrada no CRB-10 sob o n 2528. Mestre em Ciência da Informação pelo Programa de Pós-Graduação em Ciência da Informação da UFRGS (PPGCIN/UFRGS), especialista em Inovação em Ambientes de Informação pela UFSCar e doutoranda em Ciência da Informação pelo Programa de Pós-Graduação em Ciência da Informação da Universidade Federal de Santa Catarina (PGCIN/UFSC). Integra o grupo de pesquisa Organização e Representação do Conhecimento: Abordagens Linguísticas em Arquivos e Bibliotecas (ORCALAB/UFRGS) e o Grupo de Informação e Documentação Jurídica do Rio Grande do Sul (GIDJ-RS). Possui experiência em informação jurídica, gestão e representação da informação, implantação e utilização de sistemas de gerenciamento de documentos e metadados. Desenvolve pesquisas nas áreas de Organização do Conhecimento, Sistemas de Organização do Conhecimento, Recuperação da Informação, Terminologia, Tecnologia da Informação, Gestão do Conhecimento, Diplomática e Análise de Domínio. 

  • Thiago Henrique Bragato Barros, Federal University of Rio Grande do Sul, Universidade Federal de Santa Catarina

    Professor Adjunto no Departamento de Ciência da Informação da Universidade Federal do Rio Grande do Sul (UFRGS) , Professor permanente nos Programas de Pós-Graduação em Ciência da Informação da UFRGS e UFSC. Pós-Doutorado em Applied Informatics na Napier University (DES/CNPq 2025-26), Visiting Researcher at Starling University( DES/CNPQ 2026), Honorary Associate Professor At University College London (2026-2029). Pós-Doutorado em Ciência da Informação pela Universidade de Brasília (2018-2019). Pesquisador em grupos de pesquisa da UFSCAR, da Napier University e da UFRGS. Presidente da International Society for Knowledge Organization (2022-2026). Editor-chefe da revista em Questão (E-ISSN 1808-5245); Editor ; Managing Editor da revista Knowledge Organization (SSN 0943-7444) ; Coordenador do Programa de Pós-Graduação em Ciência da Informação - PPGCIN UFRGS (2020-2024). Vice-Presidente da Câmara de Pós-Graduação CEPE/UFRGS (2024-2026). Vice-Diretor da FABICO (2025-2028). Membro da Câmara de Pesquisa do CEPE/UFRGS (2020-2024). Membro do Scientific and Technical Advisory Council da (STAC) da ISKO. Membro Associado da Association for Information Science and Technology. Membro do Conselho Internacional de Arquivos. Coordenou Grupo de Trabalho da Ancib. Presidiu a ISKO Brasil. Coordenou o Curso de Graduação em Arquivologia e Dirigiu a Faculdade de Arquivologia na UFPA. Organizou eventos nacionais e internacionais na área de informação. Foi representante da área de Informação no Comitê de Assessoramento da FAPERGS (2022-2025). Tem experiência na área de Ciência da Informação, atuando principalmente nos seguintes temas: Organização do Conhecimento, Análise de Domínio, Sistemas de Organização do Conhecimento e Arquivologia.

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2026-11-13

Conference Proceedings Volume

2026: XXVI ENCONTRO NACIONAL DE PESQUISA E PÓS-GRADUAÇÃO EM CIÊNCIA DA INFORMAÇÃO

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GT 8 – Dados, Informação e Tecnologia

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