DOCUMENTARY PRACTICES AND INSTITUTIONAL MEMORY

CEREMONIES OF PROFESSOR EMERITUS

Authors

  • Dalila Belchior dos Santos UFRN , Federal University of Rio Grande do Norte image/svg+xml
  • Francisco de Assis Noberto Galdino de Araújo Federal University of Rio Grande do Norte image/svg+xml

Keywords:

institutional memory, digital preservation, organic information, documentary practices, university ceremonial

Abstract

This expanded abstract discusses the College context of Professor Emeritus award ceremonies, in which records related to the organization of the event, institutional speeches, and tributes to the honorees are produced. It is based on the premise that not all records created during these ceremonies remain accessible over time due to weaknesses in information organization, custody and preservation processes, and these elements influence directly the constitution of institutional memory. This study seeks to discuss how documentary practices influence the preservation of the institutional memory produced through those ceremonies. It is characterized by a qualitative, exploratory approach and documentary research, developed through a survey of records produced between 2022 and 2025 and complemented by a SWOT analysis. The analyzed findings comprise 14 ceremony scripts and 11 institutional speeches delivered by the Chancellor of the Federal University of Rio Grande do Norte. The results reveal differences in the preservation conditions of those records, indicating that some documents are incorporated into consolidated custody routines, whereas others remain outside institutional preservation processes. The analysis also identified risks and opportunities related to information preservation management. This study then concludes that preserved institutional memory corresponds to the information effectively incorporated into processes of organization, custody, preservation, and retrieval.

Author Biographies

  • Dalila Belchior dos Santos, UFRN, Federal University of Rio Grande do Norte

    Mestranda em Ciência da Informação. Especialista (Lato Sensu) em Administração com ênfase em Gestão de Pessoas e Bacharel em Secretariado Executivo pela Faculdade de Ciências, Cultura e Extensão do Rio Grande do Norte - FACEX, Brasil. Atua como Secretária Executiva na UFRN, atualmente como assessora de Cerimonial no Gabinete do Reitor, com experiência no planejamento, organização e execução de cerimônias acadêmicas e institucionais, bem como na produção e gestão de documentos cerimoniais. Participou da elaboração de normativas institucionais e atua na capacitação de servidores em cerimonial acadêmico. Ministrou seminário sobre cerimonial universitário na Universidade Federal da Paraíba (UFPB), no contexto de curso de Bacharelado em Secretariado Executivo. Possui experiência profissional internacional na área administrativa. É aluna especial do Programa de Pós-Graduação em Ciência da Informação da UFRN, com interesse em gestão documental, memória institucional e repositórios digitais no contexto do cerimonial acadêmico.

  • Francisco de Assis Noberto Galdino de Araújo, Federal University of Rio Grande do Norte

    Doutor (Stricto Sensu) em Ciência da Informação pela Universidade Federal de Pernambuco, Brasil (2024). Mestre (Stricto Sensu) em Ciência da Informação pela Universidade do Porto, Portugal (2013). Especialista (Lato Sensu) em Gestão Estratégica de Sistemas de Informação pela Universidade Federal do Rio Grande do Norte, Brasil (2010). Bacharel em Biblioteconomia pela Universidade Federal do Rio Grande do Norte, Brasil (2008). Foi Bibliotecário Administrador da Biblioteca da Escola de Direito (Faculdade de Natal, 2009-2010), Professor Substituto do Departamento de Biblioteconomia (DEBIB/CCSA/UFRN, 2010-2011) e Professor Colaborador do Departamento de Ciência da Informação (DECIN/CCSA/UFRN, 2012-2014). Atualmente é Professor do Magistério Superior Adjunto (DECIN/CCSA/UFRN), atuando no Curso de Graduação em Biblioteconomia, Curso de Especialização em Gestão Documental (EGD) e Professor Permanente do Programa de Pós-Graduação em Ciência da Informação (PPGCI/UFRN). É pesquisador dos Grupos de Pesquisa ''Estudos e Práticas em Preservação Digital daRede Brasileira de Serviços de Preservação Digital'' (Linha de Pesquisa ''Preservação de Publicações Eletrônicas'', Rede de Pesquisa Dríade, Rede Cariniana, IBICT), ''Informação na Sociedade Contemporânea'' (DECIN, UFRN) e ''Memória e Sociedade'' (LIBER, UFPE). Tem experiência na área de Ciência da Informação, com ênfase em Biblioteconomia. Apresenta interesse em pesquisas voltadas para Metodologia da Pesquisa, Preservação da Informação (Documental e Digital), Segurança da Informação, Fontes de Informação Científica e Técnica, Representação Temática, Gestão Documental, Codicologia, Arquivologia, Memória.

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Published

2026-11-13

Conference Proceedings Volume

2026: XXVI ENCONTRO NACIONAL DE PESQUISA E PÓS-GRADUAÇÃO EM CIÊNCIA DA INFORMAÇÃO

Section

GT 10 – Informação e Memória

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